Reconstructie rittenadministratie

Een directeur-grootaandeelhouder (DGA) krijgt van zijn BV een auto ter beschikking. Hij houdt een rittenadministratie bij. Kort nadat de Belastingdienst een boekenonderzoek heeft aangekondigd, wordt de rittenadministratie uit de auto gestolen. Daarom legt de Belastingdienst een aanslag op met een bijtelling van € 17.125 per jaar. De DGA komt met een reconstructie van de rittenadministratie. Voorkomt hij zo bijtelling?

Reconstructie rittenadministratie
De DGA heeft aangifte gedaan bij de politie van de diefstal van de koffer uit zijn auto. De politie heeft daarvan een proces-verbaal gemaakt.

Vervolgens heeft de DGA opnieuw een rittenregistratie gemaakt op basis van zijn weekagenda, verkoopfacturen, kostennota’s, onderhoudsnota’s van de auto, RDW-opgaven met kilometerstanden en een routeplanner. In deze gereconstrueerde rittenregistratie komen niet alleen zakelijke ritten voor, maar ook privé-ritten.

De Belastingdienst accepteert de reconstructie niet en de DGA gaat in beroep bij de belastingrechter. Deze moet een beslissing nemen over de vraag of de DGA overtuigend heeft aangetoond dat hij met zijn auto niet meer dan 500 kilometer privé per jaar heeft gereden.

Wat moet de DGA bewijzen?
Volgens de rechter is dat niet het precieze aantal gereden (privé)kilometers of de juistheid van elke afzonderlijke rit. Het gaat erom dat hij aantoont dat de grens van 500 privékilometers per kalenderjaar niet is overschreden. De DGA hoeft dus niet tot achter de komma te bewijzen hoeveel kilometers hij privé heeft gereden, maar alleen dat het er niet meer dan 500 zijn geweest.

De DGA heeft op de zitting nog een toelichting gegeven op de gereden routes. Hij nam niet de kortste of de snelste route, omdat hij met een forse auto met zware aanhanger reed. Het is niet prettig om daarmee op smalle wegen door dorpen en over rotondes en verkeersdrempels te rijden. Daarom liep de route vaak zoveel mogelijk over de grote wegen en zocht hij de eerst mogelijke aansluiting met de snelweg op.

De Belastingdienst heeft de rittenregistratie gedetailleerd bekeken en beoordeeld. Er zouden verschillen zijn tussen het aantal kilometers volgens de rittenregistratie en het aantal kilometers dat volgens de Belastingdienst uit Google Maps en de ANWB Routeplanner rolt. De Belastingdienst heeft daaraan de conclusie verbonden dat de reconstructie niet klopt.

Rechter toetst bevindingen Belastingdienst
De rechter heeft zelf van een aantal ritten de kilometers volgens de rittenadministratie gecontroleerd. Afwijkingen die de Belastingdienst bij deze ritten constateert, blijken niet te kloppen of prima verklaarbaar te zijn. Deze bevindingen herhalen zich omdat het gaat om dezelfde ritten naar dezelfde klantenkring. Daarom hecht de rechtbank aan de overige bevindingen geen waarde meer.

Belastingdienst krijgt veeg uit de pan
De rechter benoemt namelijk expliciet nog een voorbeeld: volgens de rittenregistratie was de heenrit naar een bepaald adres 60 kilometer en de terugrit 62 kilometer. Hoewel de Belastingdienst opmerkt dat deze route volgens de routeplanners 61,2 kilometer is, keurt de Belastingdienst de registratie van deze ritten toch af, omdat het erop lijkt dat er is afgerond (de ene keer naar boven, de andere keer naar beneden). Het heeft de rechtbank veel hoofdbrekens gekost om te proberen te begrijpen wat hier verkeerd aan is (en welk belang hier nu precies mee gediend wordt). Het is de rechtbank niet gelukt. Afgezien van het volstrekt marginale verschil (400 meter op een afstand van 122,4 kilometer = 0,32 %) is er, zoals de Belastingdienst ook zelf al zegt, geen sprake geweest van structureel één kant op afronden (maar juist van salderen). Eigenlijk heeft de DGA zelfs te weinig in plaats van te veel zakelijke kilometers verantwoord. Volgens de Belastingdienst had de DGA immers 2 x 61,2 kilometer is 122,4 kilometers moeten opschrijven, maar hij heeft er slechts 122,0 opgeschreven. Uit de regelgeving volgt helemaal niet dat elke rit in een rittenregistratie tot op honderd meter nauwkeurig moet worden bijgehouden. De lengte van de rit hoeft volgens de geldende voorwaarden zelfs überhaupt niet te worden genoteerd. Alleen de beginstand en de eindstand van de kilometerteller (het woord zegt het al) moeten worden opgeschreven. Bovendien is het nog maar de vraag of de DGA wel echt twee keer heeft afgerond ten opzichte van de door de Belastingdienst gevonden 61,2 kilometer. De heen- en terugweg kunnen immers best een beetje van elkaar verschillen (bijvoorbeeld vanwege eenrichtingsverkeer of een langere toe- of afrit naar of van de snelweg).

Privéritten
Bij de ritten die de DGA zelf als privé heeft aangemerkt, ontbreken de begin- en eindadressen (van de bestemming). Volgens de Belastingdienst is het daardoor oncontroleerbaar of de gereden kilometers en de kilometerstanden wel kloppen. De rechtbank vindt het niet erg dat de bestemming van de privé-ritten niet is genoteerd. Uiteindelijk gaat het er immers om of de DGA kan bewijzen dat de grens van 500 privékilometers per kalenderjaar niet is overschreden. Natuurlijk moet dat wel controleerbaar zijn, maar dat ís het ook: de zakelijke ritten die de DGA heeft genoteerd kunnen worden geverifieerd aan de hand van zijn administratie en de kilometerstand van de auto wordt periodiek door derden geregistreerd (garage, RDW).

Geen ritten naar de garage?
De Belastingdienst is in de reconstructie geen ritten naar de garage tegengekomen. Volgens de Belastingdienst is een rit naar de garage 1,4 kilometer. De DGA heeft gezegd dat de garages op de route van en naar huis liggen, zodat er bijna geen extra meters worden gemaakt als de auto naar de garage moet (misschien 50 tot 200 meter). Hij heeft verder vermeld dat hij soms gaat lopen of wordt gehaald of gebracht door de garage of door zijn vrouw, en dat in één geval de auto op een aanhanger is gebracht en gehaald. De rechtbank twijfelt niet aan de verklaringen van de DGA.

Oordeel rechter
Omdat er in wezen niets overblijft van de bevindingen van de Belastingdienst, heeft de rechter de gereconstrueerde rittenregistratie zelf beoordeeld. De rechter heeft er geen enkele twijfel over dat de DGA per jaar niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden met de auto. De DGA is dus geslaagd in zijn zware bewijslast om dat overtuigend aan te tonen.

Let op: Deze uitspraak levert een mooi voorbeeld van een geval waarin met een – noodgedwongen - achteraf opgemaakte rittenadministratie bijtelling wordt voorkomen. Bij de rechter blijkt dat de Belastingdienst zich niet altijd van zijn beste kant laat zien bij de beoordeling van een kilometeradministratie.